Die Jahresinventur der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten ist eine der grundlegenden Verpflichtungen für alle gemeinnützigen Organisationen, unabhängig davon, ob sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder die doppelte Buchführung verwenden. Dieser Prozess hilft dabei, den tatsächlichen Zustand mit den Buchhaltungsunterlagen abzugleichen und gewährleistet die Genauigkeit der Jahresabschlüsse sowie die Rechtmäßigkeit der Tätigkeit der Organisation.
Für das Geschäftsjahr 2024 muss die Inventur der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zum 31. Dezember 2024 durchgeführt und die Ergebnisse in den Finanzbüchern für dasselbe Jahr erfasst werden.
Besondere Bestimmungen für Bibliothekstätigkeiten
Eine Ausnahme von der jährlichen Inventarpflicht gilt für Organisationen, die Bibliothekstätigkeiten ausüben. Diese sind nicht verpflichtet, Bücher jährlich zu inventarisieren, sondern können dies alle drei Jahre tun. Diese Regelung bietet Bibliotheken, die eine große Menge an Materialien verwalten, die nötige Flexibilität.
Die Rolle des gesetzlichen Vertreters bei der Durchführung der Inventur
Der gesetzliche Vertreter einer gemeinnützigen Organisation ist in erster Linie für die Organisation und Durchführung der Inventur verantwortlich.
• Festlegung des Inventurdatums – Die Inventur kann wenige Tage vor oder nach dem 31. Dezember durchgeführt werden, solange sie den tatsächlichen Zustand zum letzten Tag des Jahres korrekt widerspiegelt.
• Festlegung von Fristen – Die Inventur muss abgeschlossen und der Bericht mit den entsprechenden Inventurlisten eingereicht werden.
• Entscheidungen treffen – Basierend auf den Ergebnissen der Inventur und gemäß der Befugnis, die in der Satzung der Organisation oder in anderen wesentlichen Verwaltungsdokumenten festgelegt ist.
Die Entscheidungen des gesetzlichen Vertreters beinhalten häufig die Genehmigung von Anpassungen der Finanzunterlagen, insbesondere in Fällen, in denen Abweichungen zwischen dem tatsächlichen und dem buchhalterisch erfassten Zustand festgestellt werden.
Inhalt der Inventurlisten
Die Inventurlisten, die ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses sind, müssen folgende Daten enthalten:
- Tatsächlicher (Inventar-) Zustand – Der physische Zustand der Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.
- Buchmäßig erfasster Zustand – Der in den Finanzbüchern der Organisation erfasste Zustand.
- Angabe des Zustands – In natürlichen Einheiten (z. B. Menge) und Geldbeträgen (€).
Diese Daten ermöglichen Vergleiche und Analysen der Zustände und erleichtern die Identifizierung möglicher Abweichungen.
Verantwortlichkeiten des Inventurausschusses
Ein Inventurausschuss wird gebildet, um die Inventur durchzuführen. Seine Aufgabe ist es, die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu überprüfen und einen Bericht basierend auf den Inventurlisten und Beobachtungen zu erstellen.
Der Inventurausschuss reicht seinen Bericht beim gesetzlichen Vertreter ein, der dann über die nächsten Schritte entscheidet. Diese Maßnahmen umfassen Anpassungen in den Finanzunterlagen, wie zum Beispiel die Abschreibung von Vermögenswerten, die Anerkennung von Fehlbeständen oder Überschüssen und andere notwendige Änderungen, um die Aufzeichnungen abzugleichen.
Warum ist die Inventur wichtig?
Die Inventur von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten ist entscheidend für:
- Abgleich der Finanzunterlagen mit dem tatsächlichen Zustand – die Grundlage für eine präzise Finanzberichterstattung.
- Geschäftstransparenz – Sie bietet einen genaueren Überblick über die Ressourcen und Verpflichtungen der Organisation.
- Strategische Planung – Sie hilft Organisationen, bessere Entscheidungen auf der Grundlage genauer Daten zu Vermögenswerten und Verbindlichkeiten zu treffen.
Neben der gesetzlichen Verpflichtung trägt eine regelmäßige Inventur zur Glaubwürdigkeit der Geschäftstätigkeit bei und fördert das Vertrauen von Öffentlichkeit, Spendern und Partnern.
Fazit
Die Durchführung der jährlichen Inventur von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten ist nicht nur eine formale Verpflichtung, sondern ein wichtiges Instrument für das effektive Management von Vermögenswerten und Finanzen in gemeinnützigen Organisationen. Eine ordnungsgemäß durchgeführte Inventur trägt zu einer größeren Transparenz und Rechtmäßigkeit der Geschäftstätigkeit bei und bereitet die Organisation besser auf zukünftige Herausforderungen und Chancen vor.
Wenn Sie Unterstützung oder professionelle Beratung bei der Vorbereitung und Durchführung der Inventur benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Team. Unsere Experten mit jahrelanger Erfahrung in der Buchhaltung und Finanzberatung stehen Ihnen zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, alle gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen und die Geschäftstätigkeit Ihrer Organisation zu verbessern.
