Godišnji popis imovine i obveza jedna je od temeljnih obveza svih neprofitnih organizacija, bilo da vode jednostavno ili dvojno knjigovodstvo. Ovaj postupak ne samo da doprinosi usklađenju stvarnog i knjigovodstvenog stanja, već i osigurava točnost financijskih izvještaja te zakonitost poslovanja organizacije.
Za poslovnu godinu 2024. popis imovine i obveza mora se obaviti sa stanjem na dan 31. prosinca 2024., dok se rezultati popisa trebaju evidentirati u poslovnim knjigama za istu godinu.
Specifičnosti za knjižničnu djelatnost
Postoji jedan izuzetak od godišnje obveze popisa – organizacije koje obavljaju knjižničnu djelatnost nisu dužne popisivati knjige svake godine, već to mogu činiti svake tri godine. Navedena odredba omogućuje fleksibilnost knjižnicama, s obzirom na opsežnu količinu građe kojom raspolažu.
Uloga zakonskog zastupnika u provođenju popisa
Ključnu odgovornost za organizaciju i provedbu popisa ima zakonski zastupnik neprofitne organizacije. On ili ona:
- Određuje datum popisa – iako se popis službeno evidentira sa stanjem na 31. prosinca, može se provoditi nekoliko dana prije ili nakon tog datuma, uz uvjet da odražava stvarno stanje na zadnji dan godine.
- Definira rokove – za završetak popisa i predaju izvještaja s pripadajućim popisnim listama.
- Donosi odluke – na temelju rezultata popisa i sukladno ovlastima utvrđenim statutom ili drugim općim aktima organizacije.
Odluke zakonskog zastupnika često uključuju odobrenje za korekciju poslovnih knjiga, posebno u slučaju razlika između stvarnog i knjigovodstvenog stanja.
Sadržaj popisnih lista
Popisne liste, ključni dokument u ovom procesu, moraju sadržavati sljedeće podatke:
• Stvarno (popisno) stanje – fizičko stanje imovine i obveza.
• Knjigovodstveno stanje – stanje koje je evidentirano u poslovnim knjigama organizacije.
• Izražavanje stanja – u naturalnim jedinicama (npr. količina) i vrijednosnim iznosima (€).
Predmetni podaci omogućuju usporedbu i analizu stanja te olakšavaju identifikaciju potencijalnih razlika.
Zadaće popisnog povjerenstva
Za provedbu popisa osniva se popisno povjerenstvo, čiji je zadatak obaviti pregled imovine i obveza te izraditi izvještaj temeljen na popisnim listama i vlastitim zapažanjima.
Izvještaj popisnog povjerenstva dostavlja se zakonskom zastupniku koji na temelju njega donosi odluke o daljnjem postupanju. To uključuje korekcije u poslovnim knjigama, kao što su otpis imovine, priznavanje manjkova ili viškova i druge promjene potrebne za usklađenje evidencija.
Zašto je popis važan?
Popis imovine i obveza ključan je za:
• Usklađenje poslovnih knjiga sa stvarnim stanjem – što je osnova za točnost financijskih izvještaja.
• Transparentnost poslovanja – omogućuje jasniji pregled resursa i obveza organizacije.
• Strateško planiranje – pomaže organizacijama u donošenju boljih odluka temeljenih na realnim podacima o imovini i obvezama.
Osim zakonske obveze, redoviti popis osigurava vjerodostojnost poslovanja i povjerenje javnosti, donatora i partnera.
Zaključak
Provedba godišnjeg popisa imovine i obveza nije samo formalna obveza, već ključan alat za učinkovito upravljanje imovinom i financijama neprofitne organizacije. Pravilno provedeni popis pridonosi većoj transparentnosti i zakonitosti poslovanja, kao i boljoj pripremi organizacije za buduće izazove i prilike.
Ako vam je potrebna pomoć ili stručni savjet u vezi s pripremom i provedbom popisa, obratite se našem timu. Naš stručni tim s dugogodišnjim iskustvom u računovodstvu i financijskom savjetovanju stoji vam na raspolaganju kako biste ispunili sve zakonske obveze i unaprijedili poslovanje svoje organizacije.
