Godišnji popis imovine i obveza zakonski je propisana obveza te su ju poduzetnici dužni provesti barem jednom godišnje i to krajem poslovne godine. Popis, odnosno inventura, vrlo je bitna u ispunjenju temeljnog zahtjeva u financijskom izvješćivanju. Inventurom prikazujemo istinit i objektivan financijski položaj društva. Iako je inventuru izazovnije provesti u doba koronavirusa zbog održavanja distance, rada od kuće i potencijalno manjim brojem osoba koje se nalaze na radnom mjestu, poduzetnici su dužni te imaju odgovornost u organizaciji inventure i u takvim okolnostima.
TKO I KADA MORA OBAVITI GODIŠNJI POPIS IMOVINE I OBVEZA
Inventurom se utvrđuje stvarno stanje imovine i obveza i prema utvrđenom stvarnom stanju nužno je uskladiti stanje imovine i obveza s poslovnim knjigama. To je propisano i čl. 15. Zakona o računovodstvu u kojem se navodi kako je poduzetnik dužan popisati svu imovinu i obveze te navesti njihove pojedinačne vrijednosti u količinama i novčanim iznosima, te s popisanim stvarnim stanjem uskladiti knjigovodstveno stanje:
- Na početku poslovanja,
- Tijekom poslovne godine (najkasnije s krajem poslovne godine),
- U slučaju statusnih promjena,
- U slučaju otvaranja stečajnog postupka ili prilikom pokretanja postupka likvidacije,
- Po nalogu poreznog tijela u postupku nadzora i,
- Pri promjenama cijena dobara (osim ako se knjigovodstvenim evidencijama mogu osigurati podaci o vrijednosti robe na zalihi).
Obvezu provođenja godišnjeg popisa imovine i obveza tako su dužni obaviti svi poduzetnici, svi porezni obveznici, svi proračunski korisnici i sve neprofitne organizacije i oni koji se bave jednostavnim knjigovodstvom.
KAKO TREBA IZGLEDATI GODIŠNJI POPIS IMOVINE I OBVEZA
Godišnji popis imovine i obveza treba sadržavati svu imovinu i sve obveze navodeći pojedinačne vrijednosti u količinama i u novčanim iznosima. Zatim, s popisanim stvarnim stanjem potrebno je uskladiti knjigovodstveno stanje, napraviti procjenu kvalitete i vrijednosti imovine (oštećenja i sl.) i unijeti potraživanja i obveze.
Godišnji popis imovine i obveza evidentira se sa stanjem na dan 31. prosinca, a obavlja se prije ili poslije 31. prosinca uz napomenu da se stanje zaliha s datuma popisa treba svesti na dan bilance.
Ako je popis obavljen prije 31. prosinca, stanje utvrđeno popisom treba:
- uvećati za sve ulaze (nabave, povrate i dr.) od dana stvarnog popisa do 31. prosinca i
- umanjiti za sve izlaze (utroške, prodaje i dr. otuđenja) od dana stvarnog popisa do 31. prosinca.
Ako je popis obavljen nakon 31. prosinca, stanje utvrđeno popisom treba:
- umanjiti za sve ulaze (nabave, povrate i dr.) od 31. prosinca do dana stvarnog popisa i
- uvećati za sve izlaze (utroške, prodaje i dr. otuđenja) od 31. prosinca do dana stvarnog popisa.
ORGANIZACIJA I OBAVLJANJE INVENTURE
Sam postupak i način na koji će obveznici provesti inventuru nije propisan zakonom. Na poduzetniku je da sam odredi postupak provođenja inventure, rokove početka i završetka, osnivanje komisije za popis, članove komisije, rok za sastavljanje izvještaja o obavljenom popisu i dr. U praksi često možemo susresti već donesen opći akt kojim se uređuje inventurni proces, a pokazao se i kao optimalno rješenje za mnoge poduzetnike.
Nadalje, komisija za inventuru treba imati najmanje jednog predsjednika i dva člana, a to mogu biti osobe koje su zaposlenici, ali i osobe koje nisu zaposlenici poduzeća. Članovi komisije ne bi trebale biti osobe koje rukuju ili su zadužene za imovinu koja se popisuje, ali preporuka je da budu nazočni prilikom popisa.
Valja napomenuti kako članovi komisije odgovaraju za točnost i realnost inventurnog popisa i utvrđenih razlika, te pravodobno obavljanje inventure koju potvrđuju svojim potpisom. Odgovornost članova komisije koji su zaposlenici poduzetnika može se vezati uz povredu radnih obveza u svezi s obavljanjem popisa te uz obvezu naknade prouzročene štete zbog nepravilnog popisa, a proizlazi iz ugovora o radu i odredaba Zakona o radu, te općeg akta poduzetnika.
Komisija za inventuru treba:
- utvrditi stvarnu količinu imovine (brojanjem, vaganje, mjerenjem i sl.),
- utvrditi kvalitetu, upotrebljivost i kurentnost imovine, te u posebne popisne liste upisati zastarjelu, nekurentnu i oštećenu imovinu,
- upisati u popisne liste utvrđena stanja i vrijednost imovine,
- utvrditi razlike (viškove i manjkove),
- utvrditi razloge razlika između stvarnog i knjigovodstvenog stanja,
- dati prijedloge za postupanje s utvrđenim razlikama,
- u popisne liste upisati promjene od dana popisa do kraja godine,
- sastaviti i dostaviti u propisanom roku izvještaj o obavljenom popisu.
Potpisne liste smatraju se knjigovodstvenim ispravama, a obzirom da komisija mora utvrditi kvalitetu i upotrebljivost imovine, članovi komisije moraju biti kvalificirane, stručne osobe, a za procjenu kvalitete i stanja određenih specifičnih vrsta imovine mogu se uvijek angažirati i stručni vanjski suradnici.
Inventurom treba obuhvatiti svu imovinu i obveze: dugotrajnu nematerijalnu i materijalnu imovinu, dugotrajnu financijsku imovinu, dugoročna potraživanja, odgođenu poreznu imovinu, zalihe sirovine i materijala, sitnog inventara, ambalaže, auto-guma, proizvodnje u tijeku, poluproizvoda, gotovih proizvoda, robe i dr., novac, kratkotrajnu financijsku imovinu, kratkoročna potraživanja, kratkoročne obveze, dugoročne obveze, tuđu imovinu.
IZVJEŠTAJ O OBAVLJENOM POPISU
Nakon obavljenog popisa, komisija za inventuru, odnosno popis sastavlja izvještaj o obavljenom popisu koji sadrži:
- mišljenje i prijedlog komisije o postupanju s utvrđenim razlikama,
- mišljenje o postupanju sa zalihama i drugom imovinom koja je oštećena ili iz drugih razloga neuporabljiva,
- mišljenje o sumnjivim, spornim i zastarjelim potraživanjima i obvezama,
- prijedloge mjera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u materijalno-financijskom poslovanju,
popisne liste, te,
- primjedbe i izjave radnika koji upravljaju/rukuju imovinom za koju su utvrđeni manjkovi odnosno viškovi.
Izvještaj o obavljenom popisu osoba ovlaštena za rukovođenje popisom ili centralna komisija dostavlja upravi ili nadležnom tijelu poduzetnika na razmatranje i donošenje odluka o rezultatima popisa.
EVIDENCIJA INVENTURNIH VIŠKOVA I MANJKOVA
Uprava ili neko drugo nadležno tijelo poduzetnika razmatra izvješće o obavljenom popisu te donosi odluku o:
- postupanju s utvrđenim viškovima i manjkovima,
- evidentiranju popisom utvrđenih viškova i manjkova,
- ispravku vrijednosti i otpisu potraživanja/obveza,
- naplati i plaćanju dospjelih potraživanja/obveza,
- umanjenju vrijednosti i otpisu materijalne imovine,
- kalu, rastepu, kvaru i lomu,
- odgovornosti pojedinih osoba za nastale razlike te terećenju osoba odgovornih za utvrđeni manjak i mjerama koje je potrebno poduzeti,
- radnjama koje treba poduzeti u cilju smanjenja/eliminiranja nastanka razlika u budućem razdoblju, te
- drugim činjenicama u svezi s popisom.
Odluka o postupanju s popisnim razlikama zajedno s popisnim listama dostavlja se u računovodstvo na knjiženje te obračun i plaćanje poreza, a rezultati popisa evidentiraju se u poslovnim knjigama poduzetnika temeljem odluke Uprave ili drugog nadležnog tijela.
U ovom procesu veoma je važno pripaziti na pravilan porezni tretman utvrđenih razlika.
Viškovi utvrđeni godišnjim popisom dugotrajne i/ili kratkotrajne imovine najčešće su rezultat knjigovodstvenih pogrešaka. Za tako utvrđene viškove ne nastaje obveza plaćanja PDV-a jer takav višak nema obilježje prometa. Porezna obveza će nastati tek u trenutku kad se taj višak stavi u promet odnosno isporuči kupcu.
Za sve manjkove utvrđene popisom poduzetnik mora utvrditi odgovornost određene osobe. Manjkovi dobara za koje se ne tereti određena osoba podliježu oporezivanju, ali iznimke su situacije kala, rasipa, loma i kvara i to najviše do visine utvrđene odlukom Gospodarske i Obrtničke komore. Obveza obračuna PDV-a na manjak dobara utvrđen popisom nastaje u trenutku kada je manjak utvrđen (čl. 36. st. 8. Pravilnika o PDV-u).
