Rokovi čuvanja dokumentacije

Rokovi čuvanja poslovne dokumentacije

Svaki porezni obveznik dužan je čuvati poslovnu dokumentaciju koja se ostvari tijekom poslovanja u rokovima propisanim računovodstvenim, poreznim, carinskim, deviznim, i dr. propisima. Porezni obveznik računovodstvenu dokumentaciju može čuvati u poslovnom prostoru ili negdje drugdje, ali mora paziti da je ona u razumnom roku dostupna inspekcijskom tijelu.

Uz propise koji definiraju obvezu čuvanja i pohrane dokumentacije, u određenim je pod zakonskim aktima drugih zakona propisan rok čuvanja određene dokumentacije. S obzirom da je računovodstvena dokumentacija dio poslovne dokumentacije, u različitim propisima različito su propisani rokovi za pohranjivanje dokumentacije. Način čuvanja poslovne dokumentacije tvrtka uređuje internim aktom kojim se definira sam postupak arhiviranja.

Tko je dužan čuvati poslovnu dokumentaciju?

Svaki porezni obveznik dužan je skladištiti i arhivirati poslovnu i računovodstvenu dokumentaciju. Gleda li se Opći porezni zakon, porezni obveznik svaka je osoba koja je kao takva određena zakonom kojim se uređuje pojedina vrsta poreza. Da bi porezni obveznik znao koliko dugo i koju dokumentaciju je potrebno čuvati, može proučiti osnovne zakone i pravilnike, kao što su Zakon o računovodstvu, Opći porezni zakon i Pravilnik o računovodstvu. U nastavku donosimo kratki pregled najbitnijih rokova.

Koja dokumentacija se čuva deset godina?

Promatra li se Opći porezni zakon, može se zaključiti da je porezni obveznik dužan deset godina čuvati evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige, knjigovodstvene isprave i druge evidencije. Ovo vrijedi jedino u slučaju da posebnim propisom nisu propisani dulji rokovi.

Koja dokumentacija se čuva jedanaest godina?

Porezni obveznik je dužan čuvati isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige, dnevnik i glavnu knjigu te pomoćne knjige, porezne evidencije i obračune najmanje jedanaest godina. Taj rok počinje teći posljednjeg dana poslovne godine u kojoj su podaci iz isprava uneseni u poslovne knjige.

Koja dokumentacija se trajno pohranjuje?

U dokumentaciju koja se trajno pohranjuje spadaju isplatne liste, odnosno analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi (JOPPD obrasci). Isto tako, porezni obveznik dužan je trajno pohraniti financijske izvještaje i godišnja izvješća. U to spadaju bilanca, račun dobiti i gubitka, izvještaj o sveobuhvatnoj dobiti, izvještaj o novčanim tokovima, izvještaj o promjenama kapitala, bilješke kojima se objašnjavaju određene pozicije financijskih izvještaja, revizorsko izvješće te godišnje izvješće, zajedno s izvješćem poslovodstva.

Može li porezni obveznik dokumentaciju elektronički pohraniti?

Porezni obveznik poslovnu i računovodstvenu dokumentaciju može pohraniti i elektronički. Elektroničko arhiviranje poslovne dokumentacije korak je koji će poduzeti svi kojima je automatizacija poslovnih procesa, ušteda vremena i novca kao i sigurnost podataka jedan od glavnih prioriteta u poslovanju. Elektroničko arhiviranje ima mnogobrojne prednosti, a neke od njih su: dostupnost dokumenata na jednom mjestu, niži troškovi, jednostavan i brz pristup dokumentaciji, i ono najbitnije, visoka razina sigurnosti informacija i podataka.

Može li porezni obveznik dokumentaciju čuvati izvan granica RH? 

Porezni obveznik se može odlučiti na čuvanje dokumentacije izvan granica Republike Hrvatske. Ovo pravilo vrijedi samo ako je država u kojoj želi čuvati dokumentaciju članica Europske unije. Bez obzira gdje porezni obveznik dokumentaciju čuva, u svakom trenu je odgovoran za nju, te ju je dužan u svakom trenutku omogućiti tijelima nadležnima za nadzor, na njihov zahtjev.

Kolika je kazna za nepoštivanje rokova za čuvanje dokumentacije?

Za nepoštivanje rokova za čuvanje knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja propisana je kazna do 100.000,00 kuna za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu te kazna za odgovornu osobu do 20.000,00 kuna.

Što se događa s dokumentacijom nakon isteka roka za čuvanje iste? 

Nakon što istekne rok za čuvanje dokumentacije, porezni obveznici ne smiju svojevoljno dokumentaciju uništiti, a sve je definirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama.

Po isteku roka za čuvanje dokumentacije porezni obveznik mora nadležnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništavanje određene dokumentacije. Taj prijedlog mora sadržavati popis o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja). Nakon što porezni obveznik dobije službeno odobrenje, tek tada se dokumentacija smije uništiti. Također, veoma je bitno poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka prilikom uništavanja, kao i mjere zaštite okoliša.

Što se događa s dokumentacijom ako društvo prestane poslovati?

Nakon što društvo prestane poslovati likvidacijom društva, ili skraćenim postupkom, poslovne knjige i dokumentacija društva za koju nisu istekli rokovi čuvanja (i ona koja se čuva trajno), predaje se na čuvanje Hrvatskoj gospodarskoj komori. Za pohranu i čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije društva plaća se naknada na teret društva prije njegova brisanja.

Pročitajte više: